Xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông giống như một văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi diễn ra. Đây có thể coi là việc lập vi bằng xác nhận việc tổ chức cuộc họp quan trọng này. Như vậy xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông là vi bằng được Thừa phát lại ghi nhận sự kiện, hành vi trong quá trình họp Đại hội đồng cổ đông một cách trung thực và khách quan nhất.
Vậy hãy cùng Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú đi tìm hiểu “Xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông gồm những nội dung gì?” nhé!
I. Lập vi bằng trong các sự kiện kinh doanh được hiểu như thế nào?
Theo luật hiện hành, căn cứ theo quy định tại Nghị định 08/2020/NĐ-CP thì “Vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức”.
Kinh tế ngày càng phát triển kéo theo nhiều giao dịch dân sự, kinh doanh thương mại ngày càng nhiều và phức tạp. Chính vì vậy nhu cầu lập vi bằng ghi nhận những sự kiện, hành vi quan trọng càng được ưa chuộng. Đặc biệt là những giao dịch có giá trị cao, dễ xảy ra tranh chấp trong kinh doanh. Như vậy, lập vi bằng trong các sự kiện kinh doanh được hiểu là Thừa phát lại lập văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi trong kinh doanh một cách trung thực và khách quan nhất mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan tổ chức.
II. Những sự kiện nào trong kinh doanh nên lập vi bằng? Vậy lập vi bằng xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông là gì?
Một số sự kiện kinh doanh được khách hàng yêu cầu Thừa phát lại lập vi bằng có thể là:
– Vi bằng ghi nhận thỏa thuận về việc mua bán hàng hóa. Khi đó, Thừa phát lại sẽ lập vi bằng ghi nhận về quá trình mua bán hàng hóa, số lượng, chất lượng hàng hóa, thời gian, địa điểm và cách thức giao hàng…
– Vi bằng ghi nhận về vi phạm của một bên trong quá trình thực hiện hợp đồng.
– Vi bằng ghi nhận sự việc góp vốn kinh doanh và thỏa thuận về việc phân chia lợi nhuận giữa các bên.
– Vi bằng xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông.
Căn cứ theo quy định tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020 thì Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
Như vậy, lập vi bằng xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông là việc Thừa phát lại lập văn bản ghi nhận quá trình tổ chức cuộc họp, những sự kiện, hành vi diễn ra trong quá trình họp. Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề và sẽ được Thừa phát lại ghi nhận lại bao gồm những nội dung sau:
– Thủ tục tiếp nhận thành viên, tiếp nhận khách mời.
– Khai mạc cuộc họp.
– Diễn biến cuộc họp.
– Nội dung cuộc họp và cho đến khi kết thúc.
III. Giá trị của vi bằng trong Xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông
Giá trị của vi bằng trong xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông là nguồn chứng cứ để Tòa xem xét giải quyết vụ việc trong trường hợp xảy ra tranh chấp. Tòa án sẽ dựa vào những sự kiện, hành vi được lập trong vi bằng xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông để xem xét toàn bộ quá trình họp, những sự kiện diễn ra để có cái nhìn khách quan nhất và có thể giải quyết vụ việc một cách nhanh chóng.
Xem thêm về Lập vi bằng: Tại đây.
IV. Thủ tục lập vi bằng Xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng của người yêu cầu lập vi bằng
Khi có nhu cầu lập vi bằng xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông, khách hàng thường sẽ phải đến Văn phòng Thừa phát lại. Tại Văn phòng, họ trình bày với người tiếp nhận các yêu cầu của mình và yêu cầu Thừa phát lại lập vi bằng đối với hành vi, sự kiện nhất định.
Sau khi phía Văn phòng Thừa phát lại tiếp nhận yêu cầu, Văn phòng Thừa phát lại có trách nhiệm xem xét hành vi, sự kiện được yêu cầu lập vi bằng. Nếu hành vi, sự kiện đó trái với pháp luật, thuộc các trường hợp mà pháp luật không cho phép thì phải từ chối lập vi bằng. Trường hợp yêu cầu lập vi bằng là hành vi sự kiện hợp pháp thì hai bên tiếp tục đến với bước thứ 2.
Bước 2: Thỏa thuận về việc lập vi bằng
Khách hàng là cá nhân, tổ chức, cơ quan và Văn phòng Thừa phát lại phải thỏa thuận về việc lập vi bằng và ký kết hợp đồng dịch vụ.
Bước 3: Tiến hành lập vi bằng
Vi bằng sẽ được lập tại nơi mà cuộc họp Đại hội đồng cổ đông diễn ra. Thừa phát lại tiến hành lập vi bằng, mô tả lại trung thực, khách quan. Nếu cần thiết có thể tiến hành đo đạc, quay phim, chụp ảnh,.., đính kèm trong vi bằng.
Bước 4: Đăng ký vi bằng
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày lập vi bằng, Văn phòng Thừa phát lại có trách nhiệm Đăng ký vi bằng tại Sở Tư pháp nơi Văn phòng Thừa phát lại đặt trụ sở. Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng.
Bước 5: Thanh lý thỏa thuận lập vi bằng (thanh lý hợp đồng dịch vụ)
Sau khi hoàn tất việc lập vi bằng, khách hàng hoàn tất việc thanh toán chi phí cho Văn phòng Thừa phát lại thì hai bên tiến hàng thanh lý hợp đồng.
V. Giải đáp thắc mắc
1. Khi có tranh chấp trong tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông thì giải quyết như thế nào?
Khi có tranh chấp trong tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông thì vi bằng xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông đã được Thừa phát lại lập trước đó là nguồn chứng cứ để giải quyết tranh chấp. Các bên sẽ dựa vào nguồn chứng cứ này để có cái nhìn khách quan nhất về toàn bộ sự việc, các bên có thể hòa giải hoặc đem vi bằng này lên Tòa án (nếu kiện) để Tòa án có thể xem xét giải quyết tranh chấp cho các bên.
2. Chi phí giải quyết tranh chấp vi bằng Xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông?
Chi phí giải quyết tranh chấp vi bằng xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông do các bên thỏa thuận trong quá trình xác lập hợp đồng dịch vụ. Trong hợp đồng dịch vụ này, chi phí được ghi cụ thể. Bên cạnh đó có thể có chi phí phát sinh theo công việc hoặc theo giờ làm việc.
3. Thư ký cuộc họp Đại hội đồng cổ đông từ chối ký tên vào biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực không?
Căn cứ theo quy định tại Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020 thì trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.
VI. Liên hệ Dịch vụ lập vi bằng tại Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú
Bài viết “Xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông gồm nội dung gì?” đã đem đến cho các độc giả của Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú nói chung và các độc giả quan tâm đến vi bằng xác nhận tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã có cái nhìn cụ thể hơn trong vấn đề giá trị pháp lý, thủ tục của vi bằng xác nhận việc tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông.
Mong rằng những kiến thức pháp lý mà chúng tôi đề cập đến trong bài viết giúp ích cho các bạn. Với sự uy tín và chuyên nghiệp cùng đội ngũ Thừa phát lại có chuyên môn cao, Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú cam kết đem đến cho quý khách hàng một trải nghiệm tốt nhất. Hãy đến với chúng tôi để có thể được giải quyết các vấn đề liên quan đến vi bằng một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Địa chỉ: 139H4 Lý Chính Thắng, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng: 3C2 Đồng Khởi, phường Phú Khương, thành phố Bến Tre, tỉnh Bến Tre
Hoặc số hotline: 0913 41 99 96
Email: thuaphatlaingocphu@gmail.com
Theo dõi Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú tại đây: https://thuaphatlaingocphu.vn/
