Trong bối cảnh quản trị doanh nghiệp ngày càng đề cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình, việc công bố biên bản họp một cách rõ ràng, đầy đủ và đúng quy định pháp luật đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn xem nhẹ hoặc thực hiện chưa đúng quy trình này, dẫn đến những hệ lụy không nhỏ về mặt pháp lý và niềm tin nội bộ. Việc nhận diện thực trạng, vai trò, hệ quả và giải pháp nâng cao tính minh bạch trong công bố biên bản họp là cần thiết để đảm bảo hiệu quả quản trị và phát triển bền vững cho tổ chức. Cùng Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú tìm hiểu nhé!
I. Thực trạng tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp hiện nay
Thực trạng tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp hiện nay còn tồn tại nhiều vấn đề như:
- Không công bố biên bản họp hoặc công bố không đúng thời gian. Theo đó, nhiều doanh nghiệp chưa xây dựng quy trình bắt buộc công bố biên bản đầy đủ, chỉ tuân thủ ở mức tối thiểu theo quy định pháp luật.
- Chỉ công bố quyết định, không công bố ý kiến. Thực trạng cho thấy doanh nghiệp không muốn tiết lộ các tranh luận nội bộ, đặc biệt nếu có mâu thuẫn hoặc phân hóa trong HĐQT.
- Thông tin trong biên bản sơ sài, chung chung. Nhiều doanh nghiệp cho rằng lập biên bản họp mang nặng tính hành chính nên không được coi trọng để tuân thủ.
II. Tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp là gì?
Tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp là việc Hội đồng quản trị thông báo mời họp công khai, theo đúng quy định pháp luật. Biên bản họp ghi nhận đầy đủ các ý kiến của thành viên, được tổ chức theo đúng thời gian thực tế được ghi nhận theo biên bản. Tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp đóng góp quan trọng trong việc chứng minh các tranh chấp tồn tại giữa các thành viên.
III. Nếu việc công bố biên bản họp thiếu minh bạch thì hệ quả và cách xử lý như thế nào?
Nếu thiếu tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp, biên bản họp của Hội đồng quản trị có thể bị tuyên vô hiệu do sai hình thức hoặc sai nội dung, không đúng quy định pháp luật. Từ đó gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc tuân thủ quy định pháp luật của công ty và các nhân viên trong nội bộ công ty về việc thực hiện các hoạt động theo đúng chỉ dẫn của ban lãnh đạo công ty.
IV. Vai trò của tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp trong việc củng cố niềm tin và trách nhiệm giải trình trong tổ chức
Tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp đóng vai trò quan trọng trong việc củng cố niềm tin và trách nhiệm giải trình trong tổ chức, được liệt kê các vai trò chi tiết như sau:
- Tạo niềm tin về sự công bằng và trung thực giữa các thành viên họp, các nhân sự trong công ty.
- Tạo môi trường làm việc tin cậy, tăng sự quyết đoán trong việc thực hiện hành vi, quyết định của ban lãnh đạo.
- Đề cao trách nhiệm của cá nhân người thực hiện, cũng như người quản lý nói chung về việc thực hiện theo đúng quy chế nội bộ công ty.
V. Khi nào cần đặc biệt chú trọng đến tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp?
Tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp phải luôn được chú trọng bất kể khi nào, đặc biệt là trong các quyết định liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty, các chiến lược chính sách phát triển công ty. Việc đảm bảo tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp góp phần làm xuyên suốt tính thực thi các quy định nội bộ doanh nghiệp.
VI. Các vướng mắc thường gặp liên quan đến tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp
Biên bản họp là gì và tại sao phải đảm bảo tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp?
Biên bản họp là một tài liệu của doanh nghiệp, theo quy định tại khoản 1 Điều 158 Luật Doanh nghiệp, biên bản họp gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
- Thời gian, địa điểm họp;
- Mục đích, chương trình và nội dung họp;
- Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
- Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
- Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;
- Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
- Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;
- Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, việc đảm bảo tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp là điều kiện cần thiết và bắt buộc. Việc đảm bảo tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp là việc đảm bảo tính xác thực và chính xác về các ý kiến, quyết định của thành viên đối với chiến lược kinh doanh, chiến lược phát triển công ty.
Biên bản họp có giá trị pháp lý như thế nào và minh bạch có ảnh hưởng đến điều đó không?
Biên bản họp có giá trị là căn cứ để ra quyết định, nghị quyết của công ty trong việc thực hiện các chính sách phát triển của công ty, là căn cứ để các cơ quan nhà nước xem xét tính tuân thủ pháp luật của công ty. Do đó, việc đảm bảo tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp là điều kiện cần thiết và bắt buộc.
Ai có thẩm quyền xác định mức độ minh bạch trong biên bản họp?
Căn cứ theo khoản 3 ĐIều 158 Luật doanh nghiệp 2020, chủ tọa, người ghi biên bản và những người ký tên trong biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị. Như vậy, tính minh bạch trong biên bản họp được đảm bảo bởi chủ tọa, người ghi biên bản và những người ký tên trong biên bản.
Thêm vào đó ủy ban kiểm toán cũng là người có thẩm quyền xác định mức độ minh bạch trong biên bản họp theo điểm b khoản 3 Điều 161 Luật Doanh nghiệp 2020.
Tổ chức công bố biên bản họp không minh bạch có cần sự can thiệp của cơ quan pháp lý không?
Không. Hiện nay theo quy định pháp luật hiện hành, việc công bố biên bản họp không cần có sự can thiệp của cơ quan pháp lý.
Minh bạch trong biên bản họp có ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của các bên liên quan như thế nào?
Việc thiếu tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền và lợi ích của các bên, các thành viên trong Hội đồng quản trị, các cổ đông trong công ty. Điều này có thể dẫn đến việc một cá nhân tự mình quyết định các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, gây thiệt hại nặng nề đối với kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
VII. Giải pháp nâng cao tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp
Một số giải pháp nâng cao tính minh bạch trong việc công bố biên bản họp như xây dựng quy trình rõ ràng (Quy định rõ ai ghi biên bản, ai duyệt, thời hạn hoàn tất, và cách thức lưu trữ, công bố); gửi biên bản cho người tham dự để xác nhận (Trước khi công bố chính thức, nên gửi dự thảo cho các thành viên họp xem lại, góp ý và xác nhận nội dung).
Tại Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú, khách hàng sẽ được đội ngũ nhân viên và Thừa phát lại có chuyên môn của chúng tôi cung cấp dịch vụ lập vi bằng một cách chu đáo và đầy đủ nhất.
Chúng tôi cam kết tư vấn và thực hiện dịch vụ phù hợp với yêu cầu và nội dung yêu cầu của khách hàng mong muốn. Để được tư vấn dịch vụ lập vi bằng một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:
VĂN PHÒNG THỪA PHÁT LẠI NGỌC PHÚ
Địa chỉ: 139H4 Lý Chính Thắng, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng: 3C2 Đồng Khởi, phường Phú Khương, thành phố Bến Tre, tỉnh Bến Tre hoặc số hotline: 0913 41 99 96
Email: thuaphatlaingocphu@gmail.com
Theo dõi Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú tại đây: https://thuaphatlaingocphu.vn/
