Công chứng là một hoạt động dịch vụ mang tính đặc thù, giúp đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự. Xã hội ngày càng phát triển nên các giao dịch dân sự thương mại ngày càng phát triển mạnh mẽ và mức độ phức tạp của những giao dịch này cũng tăng dần, đòi hỏi cần có những biện pháp hữu ích để đáp ứng, bảo vệ quyền và lợi ích của các bên có liên quan.
Một trong những biện pháp hữu ích nhất để tạo nên một nền kinh tế ngày càng phát triển và ổn định lâu dài đó chính là hoạt động công chứng. Vậy thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng được pháp luật quy định như thế nào? Quy trình thực hiện công chứng ra sao? Hãy cùng Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú đi tìm hiểu những vấn đề này qua bài viết “Thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng được quy định như thế nào?” nhé!
I. Phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch của tổ chức hành nghề công chứng
Căn cứ theo quy định tại Luật Công chứng 2014 thì công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Như vậy, có thể nhận thấy từ khái niệm trên, phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch của tổ chức hành nghề công chứng gồm hai loại:
– Những hợp đồng, giao dịch mà pháp luật bắt buộc phải công chứng. Đây là những hợp đồng, giao dịch mang tính chất phức tạp, dễ xảy ra tranh chấp hoặc là các đối tượng giao dịch nhà nước cần kiểm soát và quản lý. Có thể kể đến một loại hợp đồng, giao dịch dễ xảy ra tranh chấp nhất là giao dịch liên quan đến bất động sản. Một trong những quy định về phạm vi đối với công chứng loại giao dịch này đó là “Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản”.
– Những hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không bắt buộc phải công chứng nhưng cá nhân, tổ chức giao kết tự nguyện yêu cầu công chứng khi cần thiết để đảm bảo tính an toàn cho giao dịch. Trong trường hợp này, các bên muốn công chứng viên xác nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hình thức; nội dung hợp đồng, giao dịch có vi phạm pháp luật, có trái với đạo đức xã hội và có đảm bảo cân bằng quyền và lợi ích của các bên hay không.
II. Trách nhiệm của người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 35 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì trách nhiệm của người yêu cầu công chức giao dịch, hợp đồng là người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ như bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.
III. Trách nhiệm, thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng
Thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng chỉ có phạm vi thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
Bên cạnh thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng thì pháp luật cũng quy định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng. Theo quy định tại Điều 32 Luật Công chứng 2014 thì tổ chức hành nghề công chứng có những quyền sau:
– Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên.
– Thu phí công chứng, chi phí khác.
– Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
– Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng.
– Các quyền khác theo luật định.
Bên cạnh đó, trách nhiệm của tổ chức hành nghề hành chính bao gồm:
– Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
– Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.
– Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.
– Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình.
– Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình.
– Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình.
– Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.
– Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.
– Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.
– Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng.
– Các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.
Xem thêm về Lập vi bằng: Tại đây.
IV. Thủ tục công chứng của tổ chức hành nghề công chứng đối với các loại hợp đồng, giao dịch
Thủ tục công chứng của tổ chức hành nghề công chứng đối với các loại hợp đồng, giao dịch được quy định tại Điều 40 Luật Công chứng 2014, bao gồm các bước sau:
– Bước 1: Thụ lý hồ sơ.
Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
– Bước 2: Làm rõ và giải thích hợp đồng, giao dịch
Công chứng viên (người có thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng) hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.
Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
– Bước 3: Từ chối công chứng nếu vi phạm
Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
– Bước 4: Đồng ý công chứng
Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.
Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
V. Thời hạn công chứng hợp đồng, giao dịch của tổ chức hành nghề công chứng
Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Theo Điều 43 Luật Công chứng 2014 thì thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.
VI. Giải đáp thắc mắc
1. Trong trường hợp người yêu cầu công chứng không biết chữ, không biết ký thì có được điểm chỉ vào văn bản công chứng không? Việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng được quy định như thế nào?
Trong trường hợp người yêu cầu công chứng không biết chữ, không biết ký thì cần điểm chỉ vào văn bản công chứng. Theo khoản 2 Điều 48 Luật Công chứng 2014 thì khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.
2. Công chứng viên có được cho thuê thẻ công chứng để kiếm thêm tiền không? Cho thuê thẻ công chứng có bị phạt tiền không?
Theo Điều 7 Luật Công chứng 2014 thì hành vi công chứng viên cho thuê thẻ công chứng để kiếm thêm tiền là hành vi bị pháp luật cấm. Bên cạnh đó, theo điểm c khoản 4 Điều 15 Nghị định 82/2020/NĐ-CP thì hành vi cho người khác sử dụng thẻ công chứng viên để hành nghề công chứng bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.
3. Công chứng viên có được công chứng di chúc ngoài phạm vi tỉnh, thành phố nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở hay không? Khi công chứng di chúc có thể thực hiện đồng thời việc điểm chỉ với việc ký hay không?
Căn cứ theo quy định Điều 42 Luật Công chứng 2014 thì công chứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở.
Như vậy, công chứng viên (người có thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng) có thể được công chứng di chúc ngoài phạm vi tỉnh, thành phố nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở. Trừ trường hợp văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản. Theo điểm a khoản 3 Điều 48 Luật Công chứng 2014 thì khi công chứng di chúc có thể thực hiện đồng thời việc điểm chỉ với việc ký.
VII. Dịch vụ lập vi bằng tại Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú
Qua bài viết “Thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng được quy định như thế nào?” các độc giả của Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú không chỉ hơn về thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng mà còn hiểu thêm những quy trình, thủ tục công chứng.
Mong rằng những kiến thức pháp lý mà chúng tôi đề cập đến trong bài viết giúp ích cho các bạn. Với sự uy tín và chuyên nghiệp cùng đội ngũ Thừa phát lại có chuyên môn cao, Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú cam kết đem đến cho quý khách hàng một trải nghiệm tốt nhất. Hãy đến với chúng tôi để có thể được giải quyết các vấn đề liên quan đến vi bằng một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Địa chỉ: 139H4 Lý Chính Thắng, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng: 3C2 Đồng Khởi, phường Phú Khương, thành phố Bến Tre, tỉnh Bến Tre
Hoặc số hotline: 0913 41 99 96
Email: thuaphatlaingocphu@gmail.com
Theo dõi Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú tại đây: https://thuaphatlaingocphu.vn/
