Chứng thực có thể được hiểu là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật căn cứ vào tài liệu chính, tài liệu gốc để chứng thực tài liệu sao chép ra là đúng với bản chính, bản gốc.
Thẩm quyền chứng thực thuộc về rất nhiều cơ quan, tổ chức có thể kể đến như Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Tuy nhiên, một cơ quan có thẩm quyền chứng thực gần gũi với người dân nhất và được nhiều người biết đến nhất là Ủy ban nhân dân bởi đây là cơ quan hành chính ở địa phương. Vậy thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân các cấp thuộc về ai và quy trình, thủ tục như thế nào? Sau đây hãy cùng Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú đi tìm hiểu vấn đề qua bài viết “Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân các cấp như thế nào?” nhé!
I. Thẩm quyền chứng thực các giao dịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã thuộc về ai?
Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân các cấp mà cụ thể ở đây là thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã thuộc về Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Khi chứng thực, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cần tuân thủ đúng pháp luật về quyền và nghĩa vụ của mình, cụ thể:
– Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.
– Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
– Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.
– Từ chối chứng thực trong các trường hợp pháp luật không cho phép chứng thực.
– Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
– Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo.
– Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.
Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân các cấp không chỉ có Ủy ban nhân dân cấp xã mà còn có Phòng Tư pháp các cấp. Thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp bao gồm các loại:
– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
– Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
– Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
II. Ủy ban nhân dân cấp xã được quyền chứng thực những loại giao dịch nào theo quy định của pháp luật?
Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện nhiệm vụ tương đối toàn diện trên mọi mặt đời sống của nhân dân cấp xã như kinh tế, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi, thủ công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, giáo dục, y tế, văn hóa thể thao, an ninh trật tự, an toàn xã hội, chính sách dân tộc tôn giáo, thi hành pháp luật,…
Tuy nhiên, Ủy ban nhân dân cấp xã là một nhánh nhỏ trong Ủy ban nhân các cấp. Chính vì vậy thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã cũng bao gồm một vài loại giao dịch so với thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân các cấp. Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP Ủy ban nhân dân cấp xã được quyền chứng thực những loại giao dịch:
– Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất;
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở;
– Chứng thực di chúc;
– Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
– Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, bất động sản.
Cần lưu ý đối với nơi cư trú trong việc chứng thực các giao dịch là động sản, di chúc, bất động sản như sau:
– Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
– Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.
Quy trình, thủ tục chứng thực bao gồm các bước sau:
Bước 1: Yêu cầu chứng thực.
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Nếu chỉ xuất trình bản chính thì Ủy ban nhân dân xã tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực.
Bước 2: Đối chiếu và chứng thực.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản thì thực hiện chứng thực như sau: Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
III. Giải đáp thắc mắc
1. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực được quy định ra sao?
Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã (là một trong những cơ quan có thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân các cấp) trong việc thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực được quy định của thể trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bao gồm:
– Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định pháp luật;
– Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về chứng thực;
– Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;
– Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
– Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
– Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định.
Trong trường hợp công chức Tư pháp – Hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ nêu trên, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.
2. Thủ tục thực hiện chứng thực việc chuyển nhượng đất đai được quy định ra sao? Chi phí cho việc chứng thực này là bao nhiêu?
Căn cứ theo quy định tại Tiểu mục 1 Mục IV Quyết định 1329/QĐ-BTP năm 2020 quy định về thủ tục thực hiện chứng thực việc chuyển nhượng đất đai được tuân theo các bước sau:
Bước 1: Yêu cầu chứng thực
Người yêu cầu chứng thực việc chuyển nhượng đất đai nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực. Nộp hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp xã (thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân các cấp). Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.
Bước 2: Đối chiếu và chứng thực
Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông) kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, nếu hợp đồng, giao dịch có từ hai trang trở lên thì phải ký vào từng trang. Trường hợp người yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thì các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ.
Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông) phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.
Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch. Người làm chứng do người yêu cầu chứng thực bố trí. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không bố trí được thì đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định người làm chứng.
Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ) ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thì người tiếp nhận hồ sơ ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch và ký vào dưới lời chứng theo mẫu quy định.
Chi phí cho việc chứng thực này cũng được quy định tại Tiểu mục 1 Mục IV Quyết định 1329/QĐ-BTP năm 2020 và là 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên cần lưu ý đây chỉ là chi phí do Nhà nước quy định đối với hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã (nơi có thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân các cấp), còn đối với các văn phòng công chứng tư nhân thì việc chứng thực này sẽ có chi phí cao hơn.
3. Làm sao để xác định số trang của hợp đồng khi chứng thực đúng theo quy định của pháp luật hiện hành?
Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Xem thêm về Lập vi bằng: Tại đây.
IV. Dịch vụ lập vi bằng tại Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú
Qua bài viết trên, các độc giả của Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú không chỉ hiểu hơn về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân các cấp mà còn hiểu thêm những quy trình, thủ tục chứng thực. Mong rằng những kiến thức pháp lý mà chúng tôi đề cập đến trong bài viết giúp ích cho các bạn.
Với sự uy tín và chuyên nghiệp cùng đội ngũ Thừa phát lại có chuyên môn cao, Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú cam kết đem đến cho quý khách hàng một trải nghiệm tốt nhất. Hãy đến với chúng tôi để có thể được giải quyết các vấn đề liên quan đến vi bằng một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Địa chỉ: 139H4 Lý Chính Thắng, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng: 3C2 Đồng Khởi, phường Phú Khương, thành phố Bến Tre, tỉnh Bến Tre
Hoặc số hotline: 0913 41 99 96
Email: thuaphatlaingocphu@gmail.com
Theo dõi Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú tại đây: https://thuaphatlaingocphu.vn/
