LẬP VI BẰNG GHI NHẬN CUỘC HỌP GIỮA HAI BÊN ĐỐI LẬP MÀ CHƯA THỐNG NHẤT NỘI DUNG TỪ TRƯỚC

Hiện nay, các giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng diễn ra hàng loạt mỗi ngày. Do vậy, để có chứng cứ xác thực về nội dung diễn ra trong cuộc họp của các bên liên quan thì việc lập vi bằng là hết sức cần thiết. Vậy, lập vi bằng ghi nhận cuộc họp giữa hai bên đối lập mà chưa thống nhất nội dung từ trước là gì? Sau đây, hãy cùng Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú tìm hiểu thông tin về Lập vi bằng ghi nhận cuộc họp giữa hai bên đối lập mà chưa thống nhất nội dung từ trước tại bài viết dưới đây.

Lập vi bằng ghi nhận cuộc họp giữa hai bên đối lập mà chưa thống nhất nội dung từ trước

I.Thế nào là việc lập vi bằng ghi nhận cuộc họp giữa hai bên đối lập mà chưa thống nhất nội dung từ trước? Vi bằng ghi nhận cuộc họp giữa hai bên đối lập mà chưa thống nhất nội dung từ trước có giá trị pháp lý không?

Việc lập vi bằng ghi nhận cuộc họp giữa hai bên đối lập mà chưa thống nhất nội dung từ trước là hành động ghi nhận sự kiện, diễn biến và hành vi cụ thể của các bên trong buổi họp có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.

Tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại, định nghĩa: “Vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này”. Vì quy định không ràng buộc việc có thống nhất nội dung hay không nên chỉ cần cuộc họp diễn ra thực tế thì việc lập vi bằng ghi nhận cuộc họp giữa hai bên đối lập mà chưa thống nhất nội dung từ trước vẫn có giá trị pháp lý.

Xem thêm: Tại đây

II.Tầm quan trọng của việc thống nhất nội dung trước cuộc họp giữa hai bên đối lập như thế nào?

Việc thống nhất nội dung trước cuộc họp giữa hai bên đối lập giúp các bên ít tốn thời gian, công sức trong buổi lập vi bằng. Đồng thời, giúp Thừa phát lại dễ dàng ghi nhận những thông tin mà các bên muốn được đưa vào vi bằng và cũng để đáp ứng mong muốn của bên cần lập vi bằng. 

III. Quy trình lập vi bằng ghi nhận cuộc họp giữa hai bên đối lập mà chưa thống nhất nội dung từ trước

Theo Điều 39 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, thủ tục lập vi bằng ghi nhận cuộc họp giữa hai bên đối lập mà chưa thống nhất nội dung từ trước được tiến hành như sau:

– Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng

Người có nhu cầu lập vi bằng đến Văn phòng Thừa phát lại hoặc có thể yêu cầu Thừa phát lại đến tận công trình để lập vi bằng ghi nhận cuộc họp giữa hai bên đối lập mà chưa thống nhất nội dung từ trước. Ngoài ra, người yêu cầu phải cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng đối với nội dung cụ thể trong cuộc họp để Thừa phát lại dễ dàng thực hiện nhiệm vụ của mình.

– Bước 2: Tiến hành lập vi bằng lập vi bằng 

Thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến và ghi nhận lại các nội dung trong vi bằng những nội dung thực tế chứng kiến về buổi họp của các bên. Thừa phát lại sẽ ghi nhận lại bằng một số biện pháp như: chụp ảnh; ghi âm; quay hình;… để ghi nhận một cách chi tiết và chính xác nhất các nội dung theo yêu cầu của khách hàng. Khi hoàn tất các nội dung vi bằng, các bên liên quan phải ký vào vi bằng và Thừa phát lại ký vào từng trang, đóng dấu Văn phòng Thừa phát lại và ghi vào sổ vi bằng được lập theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định.

Vi bằng lập thành 03 bản chính: 01 bản giao cho người yêu cầu; 01 bản gửi Sở Tư pháp để đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng; 01 bản lưu trữ tại Văn phòng Thừa phát lại.

– Bước 3: Đăng ký vi bằng lập vi bằng tại Sở Tư pháp 

Để vi bằng ghi nhận cuộc họp giữa hai bên đối lập mà chưa thống nhất nội dung từ trước có giá trị pháp lý, vi bằng sẽ được gửi đến Sở tư pháp trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được vi bằng Sở Tư pháp ghi vào sổ đăng ký vi bằng.

Xem thêm: Tại đây

IV. Thẩm quyền của Thừa phát lại trong việc lập vi bằng ghi nhận cuộc họp giữa hai bên đối lập mà chưa thống nhất nội dung từ trước

Theo khoản 1 Điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, thừa phát lại được lập vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi có thật theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi toàn quốc, trừ các trường hợp không lặp vi bằng. Theo Điều 39 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, Thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến, lập vi bằng và chịu trách nhiệm trước các bên tham gia cuộc họp và trước pháp luật về vi bằng do mình lập. Việc ghi nhận sự kiện, hành vi trong vi bằng phải khách quan, trung thực. Trong trường hợp cần thiết, Thừa phát lại có quyền mời người làm chứng để chứng kiến việc lập vi bằng.

Xem thêm: Tại đây

Lập vi bằng ghi nhận cuộc họp giữa hai bên đối lập mà chưa thống nhất nội dung từ trước

V.Giải đáp thắc mắc

1.Nội dung cụ thể nào cần được ghi nhận trong vi bằng ghi nhận cuộc họp giữa hai bên đối lập mà chưa thống nhất nội dung từ trước?

Tại khoản 1 và khoản 2 Điều 40 Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định các nội dung cụ thể khi lập vi bằng ghi nhận cuộc họp giữa hai bên đối lập mà chưa thống nhất nội dung từ trước gồm:

• Tên, địa chỉ Văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng;
• Địa điểm, thời gian lập vi bằng;
• Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng;
• Họ, tên người tham gia khác (nếu có);
• Nội dung yêu cầu lập vi bằng; nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận;
• Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng;
• Chữ ký của Thừa phát lại, dấu Văn phòng Thừa phát lại, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người yêu cầu, người tham gia khác (nếu có) và người có hành vi bị lập vi bằng (nếu họ có yêu cầu).

2.Mẫu vi bằng ghi nhận cuộc họp tham khảo

VI BẰNG

Vào hồi……….. giờ…………. ngày…….. tháng…… năm…….., tại………….

Chúng tôi gồm: (1)

Ông (bà): …………………………………………….. , chức vụ: Thừa phát lại,

……………………………………………………………………………………………..

Người yêu cầu lập vi bằng:

Ông (bà)/cơ quan/tổ chức: ………………………………………………………..

Địa chỉ: …………………………………………………………………………………

Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: …………. cấp ngày: …………….. bởi: …………………………………………………………………………………………………….

Người tham gia lập vi bằng (nếu có):

Ông (bà)/cơ quan/tổ chức: ………………………………………………………..

Địa chỉ: …………………………………………………………………………………

Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: …………. cấp ngày: …………….. bởi: …………………………………………………………………………………………………….

Người chứng kiến (nếu có):

Ông (bà): ……………………………………………………………………………….

Địa chỉ: …………………………………………………………………………………

Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: ………….. cấp ngày: ………………. bởi: ……………………………………………………………………………………………..

Tiến hành lập vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi sau đây: (nêu tên sự kiện, hành vi lập vi bằng)

……………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………..

Nội dung của sự kiện, hành vi lập vi bằng: (mô tả trung thực, khách quan nội dung sự kiện, hành vi xảy ra)

……………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………..

Sự kiện, hành vi lập vi bằng kết thúc vào lúc… giờ… phút, ngày… tháng… năm…

Thừa phát lại cam kết ghi nhận trung thực, khách quan sự kiện, hành vi nêu trên trong Vi bằng này.

Kèm theo Vi bằng này là các tài liệu, giấy tờ sau (nếu có):

1) ………………………………………………………………………………………….

2) ………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………..

Thừa phát lại đã giải thích rõ cho người yêu cầu lập vi bằng và những người tham gia (nếu có) về giá trị pháp lý của Vi bằng này. Vi bằng này không thay thế văn bản công chứng, chứng thực, văn bản hành chính khác.

Vi bằng này được lập thành…. bản, có giá trị như nhau; lập xong vào lúc……. giờ…… phút, ngày… tháng… năm…, đã đọc lại cho mọi người nghe và nhất trí, cùng ký tên.

Ghi chú:

(1) Tùy từng trường hợp cụ thể, Thừa phát lại có thể bổ sung thành phần tham gia vào vi bằng, bổ sung nội dung ghi nhận phù hợp với thực tế và quy định của pháp luật.

3.Chi phí lập vi bằng ghi nhận cuộc họp là bao nhiêu?

Hiện nay, chi phí lập vi bằng vẫn chưa được pháp luật quy định cụ thể rõ ràng mà chỉ được quy định khái quát tại Điều 64 Nghị định 08/2020/NĐ-CP. Theo đó, chi phí lập vi bằng do người yêu cầu lập vi bằng và Văn phòng Thừa phát lại thỏa thuận theo công việc thực hiện hoặc theo giờ làm việc.

Như vậy, chi phí lập vi bằng sẽ phụ thuộc vào sự thỏa thuận của các bên. Tuy nhiên, để đảm bảo khách quan, minh bạch Văn phòng Thừa phát lại có trách nhiệm quy định và phải niêm yết công khai chi phí lập vi bằng, trong đó xác định rõ mức tối đa, mức tối thiểu và nguyên tắc tính.

VI. Dịch vụ lập vi bằng tại Thừa phát lại Ngọc Phú

Với đội ngũ làm việc chuyên nghiệp, trình độ chuyên môn và có trách nhiệm pháp lý cao, Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú là một đơn vị uy tín, tận tâm để giúp khách hàng ghi nhận sự kiện, hành vi của bạn một cách trung thực và khách quan nhất.

Vấn đề liên quan đến Tống đạt thừa phát lại khác gì đưa thư là một nội dung hết sức quan trọng mà các bên trong tranh chấp có thể tìm hiểu khi có tranh chấp xảy ra. Trên đây là nội dung của chúng tôi liên quan đến Lập vi bằng ghi nhận cuộc họp giữa hai bên đối lập mà chưa thống nhất nội dung từ trước. Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào hoặc có nhu cầu được tư vấn, thực hiện các thủ tục lập vi bằng nói riêng và các dịch vụ khác của Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú hãy vui lòng liên hệ chúng tôi qua:

VĂN PHÒNG THỪA PHÁT LẠI NGỌC PHÚ

Địa chỉ: 139H4 Lý Chính Thắng, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh

Văn phòng: 3C2 Đồng Khởi, phường Phú Khương, thành phố Bến Tre, tỉnh Bến Tre 

hoặc số hotline: 0913 41 99 96

Email: thuaphatlaingocphu@gmail.com

Theo dõi Văn phòng Thừa phát lại Ngọc Phú tại đây: https://thuaphatlaingocphu.vn/

REPORT ON INVESTIGATION SERVICE IN VIETNAM

1.               CASE IN BRIEF

As per provided, Haitian Precision Machinery (Viet Nam) Co.,Ltd is a company incorporated and operating under the laws of Vietnam (Hereinafter referred to as “Haitian” or “CLIENT”).

AZ Hitech Vina Trade and Manufacturing Company Limited is a company incorporated and operating under the laws of Vietnam, with details as follows:

Address:                  Vo Nguyen Giap Street, Song Khe 2 Village, Song Khe Commune, Bac Giang City, Bac Giang Province, Vietnam

Enterprise code:      2400915301

The representative: Mr. Duong Van Kien

(Hereinafter referred to as “AZ Hitech”)

Pursuant to the information provided by Haitian, we have ascertained that a CNC Milling Machine Sales contract was entered into between AZ Hitech and Haitian with the contract number HTM-AZ220707VN on July 16th, 2022 and the Value-Added Tax Invoice no. 00000081 was issued on July 19th, 2022. The total value of the CNC machine is 1.215.092.340 VND (In words: One billion, two hundred fifty million, ninety two thousand, three hundred forty Vietnamese Dong).

Pursuant to the Sales contract, AZ Hitech is obligated to settle the payment to Haitian in 06 installments within a period of 18 months, with the first installment being due 03 months. However, the payment period has lapsed and HAITIAN has only received a total of 486,036,936 VND (In words: Four hundred eighty six million, three hundred thirty six thousand, nine hundred thirty six Vietnamese dong).

On December 21st, 2023, the representative of ATIM Law Firm convened with Mr. Duong Van Kien – Director at AZ Hitech’s factory. Accordingly, AZ Hitech offered a proposal to liquidate the debt in installments, with each installment comprising 70-80% of the original payment amount. At the same time, the payment period was extended, with a payment of 1 month/time or 2 months/time with the amount of 40,000,000 VND/month.

Notwithstanding, as of the present date, Haitian has not received any payment pursuant to the proposal of AZ Hitech set forth in the Minutes of the Meeting dated December 21st, 2023. AZ Hitech remains indebted to Haitian in the amount of 729,055,404 VND (In words: Seven hundred twenty nine million, five hundred fifty five thousand, four hundred four Vietnamese Dong) (“The Debt”).

2.               REQUEST OF THE CLIENT

The CLIENT wishes to be provided with an investigation service to address those questions as follows:

(i)              What is the operational status of AZ Hitech Vina Trade and Manufacturing Company Limited?

(ii)            Why AZ Hitech Vina Trade and Manufacturing Company Limited does not pay the debt which is 729,055,404 VND?

3.               PROVIDED DOCUMENTS

We have examined copies of the documents listed in the schedule of this report (hereinafter referred to as the “Documents Provided”). Please refer to the List of Documents Provided in Annex 1 attached hereto.

4.               ASSUMPTION AND LIMITATION

(1)             In giving this report, we have assumed with your consent, and we have not verified independently:

(a)             the genuineness of all signatures, stamps and seals, the conformity to the originals of all the documents submitted to us as certified, photo static, scanned, faxed or e-mailed copies or specimens and the authenticity of the originals of such documents;

(b)             the due authorization, execution and delivery of the Documents Provided by all the parties thereto as well as the capacity, power, authority and legal right of all the parties thereto to enter into, execute, deliver and perform their respective obligations thereunder, and compliance with all applicable laws and regulations;

(c)             that all factual matters and statements relied upon herein are true and were true and complete on the date of execution of the Documents Provided (and any document in connection therewith).

(2)             ATIM LAW FIRM is unable to advise that the material disclosed to us comprise all of the information and material in existence which may be relevant and unless otherwise indicated we have made no actual enquiry to ascertain whether all relevant documents and other records have been supplied to us.

(3)             We accept no responsibility with respect to the adequacy of the nature or scope of the report.  In addition, please note that we have not investigated any matters which are not within the Documents Provided.

(4)             We accept no responsibility with respect to the adequacy of figures stated in the Documents Provided, including, without limitation to the calculation sheets for taxes, payments, technical issues and other relevant issues (if any).

(5)             This report may not be copied, distributed, transferred, directly or indirectly, to any third party other than the CLIENT, except with the prior written consent of ATIM LAW FIRM.

5.               INVESTIGATION REPORT

5.1            The operational status of AZ Hitech Vina Trade and Manufacturing Company Limited?

According to Enterprise Registration No. 2400915301 issued by Department of Planning and Investment of Bac Giang province with the second registration on August 10th, 2022, the head office of AZ Hitech is at Vo Nguyen Giap Street, Song Khe 2 Village, Song Khe Commune, Bac Giang City, Bac Giang Province, Vietnam. The legal representative of AZ Hitech is Mr. Duong Van Kien with the position of Director.

(Please see the Enterprise Registration Certificate and its translation in Annex 2 

On July 19th, 2024, ATIM LAW FIRM sent the Official Letter No. ATIMCV067 to the head office of AZ Hitech, with the purpose of proposing a face-to-face meeting. AZ Hitech had received our Official Letter; however, they did not give any response.

(Please see the Official Letter No. ATIMCV067 dated July 19th, 2024, and its translation in Annex 3)

On July 30th, 2024, ATIM LAW FIRM went to the headquarters address of AZ Hitech and found that they were no longer operating at the above address. At that time, ATIM LAW FIRM met the tenant at the above address, he said that this company moved its headquarters a long time ago.

In the photos below, it can be seen that ATIM LAW FIRM has arrived at the address of AZ Hitech’s headquarters, however, at the above address there is no longer a sign of AZ Hitech.

(Please see the photo of the headquarters of AZ Hitech below)

5.2            Why AZ Hitech Vina Trade and Manufacturing Company Limited does not pay the debt which is 729,055,404 VND?

On July 19th, 2024, ATIM LAW FIRM sent the Official Letter No. ATIMCV067 to the head office of AZ Hitech, with the purpose of proposing a face-to-face meeting. AZ Hitech had received our Official Letter; however, they did not give any response.

(Please see the Official Letter No. ATIMCV067 dated July 19th, 2024, and its translation in Annex 3)

We also contacted the phone numbers of Mr. Duong Van Kien to propose a face-to-face meeting at the headquarters of AZ Hitech, however, those phone numbers were unreachable.

ANNEX 1

DOCUMENTS PROVIDED

1.               Sales contract No. HTM-AZ220707VN dated July 16, 2022;
2.               VAT Invoice No. 00000081 dated July 19, 2022;
3.               Delivery Noted No. VNMP90000163 dated July 19, 2022; and
4.               Statement of Account.

ANNEX 2

ENTERPRISE REGISTRATION CERTIFICATE OF AZ HITECH

ANNEX 3

OFFICIAL LETTER NO. ATIMCV067 DATED JULY 19TH, 2024